Platform

Enkele definities om te beginnen

Het INSquary platform is beschikbaar voor geabonneerden. Het abonnement is toegewezen aan een profiel : het weze een delegatieverstrekker (verzekeringsinstelling/ verzekeraar, mutualiteit, zorginstelling), dan wel een delegatieverkrijger (vaak een tussenpersoon zoals makelaar of agent), of de 2 (bijvoorbeeld een master broker)

De delegatie kan diverse activiteiten behelsen (distributie, polisbeheer, schadebeheer, vervaldagbeheer, …) bestemd voor geabonneerden met een verschillend statuut (FSMA – erkend makelaar, agent, …)

We spreken van een actieve user indien hij/ zij zelf het abonnement onderschrijft, dan wel een passieve gebruiker die kan gebruik maken van de toegang die een actieve user hem/ haar verschaft. Bijvoorbeeld een verzekeraar die zijn makelaars/ – agenten verzoekt een vragenlijst in te vullen vanuit INSquary. Of een makelaar die zelf het abonnement onderschrijft en diens verzekeraar toegang verschaft. In beide gevallen is de delegatieverstrekker gemachtigd om het dossier van de delegatieverkrijger te consulteren.

De relatie tussen delegatieverstrekker en -verkrijger kunnen geformaliseerd worden in een of meerdere conventies.

Het platform bevat meerdere niveaus van vragenlijsten ;

  • Identificatie : onttrekt belangrijke info inzake uw kantoor- en uw bemiddelingsactiviteiten
  • Conventie : info betreffende de bilaterale relatie tussen delegatieverstrekker- en verkrijger
  • Conformiteit : betreft een bibliotheek van om en bij de 250 vragen. Elke subset aan vragen behandelt diverse aspecten waarop kan worden gefilterd.  
  • We bepalen 6 classificaties
    • Algemeen
    • Gespecialiseerde wetgeving
    • Beheer
    • Productie
    • Informatiesystemen
    • Interne contrôle
  • Aard van de activiteiten
    • Takken : BOAR, leven, gezondheid, zorg
    • Essentieel : de vragenlijst bevat een basis van 60 kritieke kernvragen (permanent op te volgen) en een complementaire subset van een weliswaar ondergeschikt maar wel te vervolledigen niveau

De vragenlijsten bevatten doorgaans ja/ neen vragen.

In enkele gevallen is complementaire tekst/ verduidelijking vereist.

Voor enkele vragen zijn stavingsstukken up te loaden in onze beveiligde omgeving.
De conformiteit van deze stukken blijven echter uw verantwoordelijkheid.

De antwoorden en de documenten hebben een aanvangs- en vervaldatum, veelal gelijklopend met het lopend jaar.

Voor de identificatievragen dewelke een impact hebben op de conformiteit zijn specifieke stukken vereist. Deze zijn ook onderverdeeld volgens de takken en domeinen die u uitoefent.

De voornaamste functionaliteiten, zoals daar zijn

Abonnement

  • Een abonnement resulteert in de activatie van een user. Passieve gebruikers hoeven niet te betalen. Actieve gebruikers dienen zich wel te houden aan de afgesproken betaalformule.

Connectiviteit

  • De abonnee connecteert zich met een login en paswoord

Identiteit

  • De abonnee vervolledigt toepasselijke info. Basis info voor verzekeraars is reeds beschikbaar.

Rechtenbeheer

  • De administrator verstrekt de nodige rechten aan diens gebruikers

Delegatiebeheer

  • De delegatieverstrekker (bijvoorbeeld de verzekeraar) bevraagt de coördinaten van zijn contactpersoon bij de delegatieverkrijger (bijvoorbeeld de makelaar/ -agent). Het systeem bezorgt de contactpersoon een mail met uitnodiging tot toetreden als passieve gebruiker.
  • Dit kan eveneens een lijst betreffen van diverse contactpersonen bij diverse makelaars-en/ of agenten.

Conventiebeheer

  • De delegatieverkrijger krijgt absolute garanties dat de info die hij/ zij deelt op het platform enkel beschikbaar is voor betrokken partijen.

Bilateraal beheer tussen delegatieverstrekker- en verkrijger

  • Een tabblad ‘historiek’ geeft een overzicht van de acties tussen delgatieverstrekker- en verkrijger.
  • De delegatieverstrekker kan ‘waakzaamheid – instructies’ bezorgen aan de delegatieverkrijgers. Dit op individuele basis of in groep  op basis van bepaalde voorgedefinieerde parameters.

Campagnebeheer

  • Een delegatieverstrekker kan via een campagne een vragenlijst bezorgen aan een homogene groep van delegatieverkrijgers, of deze campagne herlanceren
  • De campagne – resultaten kunnen gevoed worden in een intern intermediair controlerapport :
    aantal gecontroleerde tussenpersonen, onderzochte activiteit (zakencijfer, aantal contracten in voege, …), conformiteitsopdrachten

Beheer van een delegatieverstrekker

  • De actieve tussenpersoon kan een verzekeraar aanduiden waarmee hij samenwerkt. Hij beheert de rechten van deze verzekeraars binnen zijn Inquary – dossier.

Conformiteitsvragenlijst

  • Voor de effectieve conformiteitsvragenlijst kan eerst op diverse criteria gefilterd worden teneinde toepasselijke subset – vragenlijsten te genereren. De tussenpersoon heeft de mogelijkheid deze filters bij te stellen in functie van zijn huidige of toekomstige activiteiten.
  • Na toepassen van de juiste filters heeft de tussenpersoon de mogelijkheid op de relevante vragen te antwoorden. Een kleurcode geeft aan of het antwoord conform, niet – compliant, onbeantwoord is en of de datum nog binnen het toepassingsgebied van de geldigheidsperiode valt.

Conformiteitslijst

                De tussenpersoon kan filteren op de compliant antwoorden.

                Dit is evenzeer het geval voor bevoegde delegatieverstrekker

Antwoord consultatie

  • Bevoegde delegatieverstrekker heeft toegang tot de antwoorden over de diverse niveaus (identificatie, conventie, conformiteit) en tot de vereiste stavingsstukken. Hij heeft de mogelijkheid deze te valideren op niveau van elke tussenpersoon. Deze info wordt niet gedeeld onder concullega – intermediairen.
  • Een geautoriseerde delegatieverstrekker heeft de mogelijkheid om:

een bestand te downloaden met alle antwoorden op de vragenlijst over diverse tussenpersonen heen (voor herbehandeling en vergelijkingsdoeleinden

  • de delegatieverkrijger heeft dezelfde mogelijkheid betreffende de elementen van zijn INSquary – dossier

Actieplan

  • Op basis van de geconstateerde bevindingen van niet-naleving, stelt het systeem de gedelegeerde een actieplan voor dat wordt voltooid en beheerd door de gedelegeerde.

Dashboards

  • Dashboards maken het mogelijk om de situatie van de abonnee met betrekking tot de verschillende diensten van het platform te visualiseren. Ze stellen de delegatieverstrekkers in het bijzonder in staat om een ​​overzicht te hebben van de verschillende soorten afgevaardigden, afhankelijk van de nalevingsscore in grote lijnen of de eigen waakzaamheids-indicator van de gedelegeerde, om de besluitvorming aangepast aan de verschillende niveaus te vereenvoudigen.

En tot slot wat technische toelichting

INSquary is een applicatie die wordt aangeboden in een “SaaS” – formule (“Software As A Service”): deze wordt beschikbaar gesteld aan gebruikers die zich op het platform hebben geabonneerd.

Toegang is mogelijk via een eenvoudige internetverbinding, vanop eender welke  browser. De benodigde infrastructuur (internetservers en database) wordt gehost door de provider OVH, op speciale fysieke machines. De responstijden zijn optimaal, ongeacht de situatie en het aantal aangesloten gebruikers.

Alle servers worden ontdubbeld om de continuïteit van de service te waarborgen, in het geval een van hen down gaat. De database wordt in realtime gerepliceerd naar een back-up database.

Beveiliging en confidentialiteit zijn gegarandeerd (versleuteling van client / server-verbindingen – HTTPS-, applicatie-authenticatie per rol, strenge toegangsrechten op toegang tot documenten in DMS, regelmatige back-up van de database en bestanden, … ).